Comment automatiser vos relances de factures impayées
Mis à jour le 7 mars 2026 — Temps de lecture : 7 minutes
Automatiser vos relances de factures, c'est confier à un logiciel le soin d'envoyer les bons messages, au bon moment, sur le bon canal, sans que vous ayez à y penser. Avec Encaiz, vous uploadez votre facture et 7 relances partent automatiquement sur 30 jours.
Pourquoi automatiser vos relances
Relancer manuellement chaque facture impayée demande du temps, de la rigueur et une organisation sans faille. Pour un artisan sur chantier, c'est souvent la tâche qui passe à la trappe. Voici les quatre raisons principales de passer à l'automatisation.
Zéro oubli : chaque facture est suivie
Dès qu'un dossier est lancé, les relances partent automatiquement selon le calendrier prévu. Plus de post-it perdu ni de rappel mental oublié après une journée de chantier.
Gain de temps : 5 minutes au lieu de plusieurs heures
Uploadez votre facture, vérifiez les données extraites par l'IA, cliquez sur « Lancer ». C'est tout. Le reste est géré pour vous pendant 30 jours.
Ton professionnel : escalade progressive maîtrisée
Chaque relance adopte le ton adapté au stade du dossier. Du rappel courtois à la mise en demeure, l'escalade est calibrée pour maximiser vos chances de recouvrement sans détruire la relation commerciale.
Pénalités légales : calculées et mentionnées automatiquement
Les pénalités de retard prévues par l'article L441-10 du Code de commerce sont calculées et intégrées dans les relances. L'indemnité forfaitaire de 40 EUR pour frais de recouvrement est également rappelée. Cela incite le client à régulariser sans que vous ayez à faire le calcul.
Comment fonctionne l'automatisation avec Encaiz
Encaiz a été conçu pour les artisans du BTP qui n'ont pas le temps de devenir experts en recouvrement. Le processus tient en 4 étapes.
Étape 1 : Uploadez votre facture (PDF ou photo)
Prenez votre facture en photo depuis votre téléphone ou glissez le PDF depuis votre ordinateur. Encaiz accepte tous les formats courants.
Étape 2 : L'IA extrait les données (montant, date, client)
L'intelligence artificielle lit votre facture et en extrait automatiquement le montant TTC, la date d'échéance, le nom du client, son email et son numéro de téléphone. Plus de saisie manuelle.
Étape 3 : Vérifiez et lancez (1 clic)
Vous vérifiez les informations extraites, corrigez si nécessaire et lancez le dossier. Aucune relance ne part sans votre validation explicite.
Étape 4 : Encaiz envoie 7 relances sur 30 jours
Une fois le dossier lancé, Encaiz prend le relais. Sept relances progressives sont envoyées automatiquement par email et SMS sur une période de 30 jours. Vous êtes notifié à chaque étape et si le client répond.
Bon à savoir
L'extraction par IA fonctionne aussi bien sur les factures tapées que sur les factures manuscrites ou les photos prises sur chantier. Le taux de reconnaissance est supérieur à 95 %.
Les 7 relances automatiques
Encaiz suit un calendrier de relance éprouvé, avec une escalade progressive du ton et des canaux utilisés. Voici le détail de chaque étape.
J+1 : Email courtois
Un premier email de rappel bienveillant est envoyé dès le lendemain de l'échéance. Le ton est poli et suppose un simple oubli. La facture est rappelée en détail.
J+4 : SMS rappel
Un SMS court et direct rappelle la facture en attente. Avec un taux de lecture de 95 % en moins de 3 minutes, le SMS est le canal le plus efficace pour capter l'attention.
J+8 : Email + pénalités
Le ton se durcit. L'email mentionne désormais les pénalités de retard calculées conformément à l'article L441-10 du Code de commerce, ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40 EUR.
J+11 : SMS ferme
Un SMS au ton plus ferme rappelle que la situation n'est toujours pas régulariseée et que des pénalités courent. Un lien permet au client de répondre directement.
J+15 : Mise en demeure email
Un email formel de mise en demeure est envoyé. Il récapitule le montant principal, les pénalités cumulées et fixe un délai impératif. Le ton est juridique et sans ambiguïté.
J+20 : SMS dernier avis
Un dernier SMS avertit le client que le dossier sera clôturé sans réponse et que des suites pourront être engagées. C'est la dernière chance de régulariser à l'amiable.
J+30 : Clôture (recommandé en V2)
Le dossier est clôturé. En version 2, cette étape inclura l'envoi d'un courrier recommandé électronique (via AR24) ayant valeur juridique. Vous recevez un bilan complet du dossier avec toutes les relances envoyées et les réponses reçues.
Ce que vous gardez sous contrôle
Automatiser ne signifie pas perdre le contrôle. Encaiz vous laisse la main à chaque instant.
Pause et reprise
Si votre client vous contacte pour négocier un délai ou si vous recevez un paiement partiel, mettez le dossier en pause en un clic. Reprenez quand vous le souhaitez.
Notification WhatsApp
Vous êtes prévenu par WhatsApp (ou SMS) dès qu'un événement important se produit sur un dossier : le client a répondu, un email a été ouvert, une relance est partie.
Réponse client
Chaque relance inclut un lien sécurisé permettant au client de signaler un paiement, demander un délai ou contester la facture. Vous voyez sa réponse en temps réel dans votre tableau de bord.
Validation initiale obligatoire
Aucune relance ne part sans que vous ayez validé les informations du dossier. Vous restez décisionnaire du lancement.
Questions fréquentes
L’automatisation des relances est-elle légale ?
Oui, absolument. Relancer un client pour une facture échue est un acte de gestion normal prévu par le Code de commerce. L’automatisation ne change pas la nature de la démarche : vous envoyez des rappels de paiement légitimes par email et SMS. Les pénalités de retard mentionnées sont celles prévues par l’article L441-10 du Code de commerce. Encaiz ne pratique pas de recouvrement de créances pour compte de tiers, c’est vous qui relancez via l’outil.
Le client sait-il que les relances sont automatiques ?
Non. Les relances envoyées par Encaiz sont rédigées au nom de votre entreprise, avec votre identité visuelle si vous avez uploadé votre logo. Pour le client, c’est exactement comme si vous aviez rédigé chaque message vous-même. Le ton professionnel et l’escalade progressive renforcent cette impression.
Peut-on arrêter les relances en cours de route ?
Oui, à tout moment. Vous gardez le contrôle total sur chaque dossier. Si votre client vous paie entre deux relances, vous pouvez mettre le dossier en pause ou le clôturer en un clic. De même, si le client répond via le lien sécurisé inclus dans chaque relance, vous êtes notifié immédiatement.
Faut-il une connaissance technique pour utiliser Encaiz ?
Aucune. Encaiz est conçu pour les artisans du BTP qui n’ont ni le temps ni l’envie de se former à un logiciel complexe. Vous uploadez votre facture (PDF ou photo), l’IA extrait les données, vous vérifiez et vous lancez. Tout se fait depuis votre téléphone ou votre ordinateur en moins de 5 minutes.
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